Intranet, Do and Don't do

Sejak munculnya era informasi, dari sanalah pola sikap manajemen dalam menerima teknologi mulai tercatat. Tata laku yang sama masih terlihat saat ini, sekalipun dalam derajadnya yang makin canggih. Hal ini berkaitan dengan kesederhanaan memberikan tekanan kepada masalah-masalah teknis ketimbang aspek inti dari permasalahan yang dihadapi. Pada masa awal sistem informasi misalnya, perawatan isi dari suatu sistem informasi memperoleh perhatian yang paling belakang ketimbang aspek-aspek teknis dari sistem yang bersangkutan. Kita melihat terinstalasinya secara fisik jaringan sistem informasi dimana aplikasi informasi yang akan melewatinya memperoleh perhatian yang minim sekali. Dalam era intranet, kita masih menyaksikan konsiderans teknologikal yang sempit seperti kebutuhan infrastruktur, teknologi jaringan yang tepat, peranan dari "perangkat kelompok (groupware)" serta pembangunan "perangkat antara (middleware)" untuk memungkinkan intranet menunjang aplikasi konvensional dari bisnis yang secara khusus melibatkan akses dari basis data. Isu-isu menyangkut manajemen dalam penerimaan awal intranet umumnya dapat diikuti dari berbagai komentar dan pendapat dari para pemasok sarananya, yang pada derajad tertentu mempengaruhi pandangan manajemen. Manajemen lebih banyak memusatkan perhatiannya pada infrastruktur serta pada skala yang lebih sedikit, juga pada ide intranet sebagai media penerbitan (dokumen) perusahaan. Hal ini melibatkan perhatian yang lengkap terhadap konsiderasi keterpaduan dan adminnistrasi jaringan dalam hubungannya dengan infrastruktur, kewenangan teknis serta pemasaran yang berkaitan dengan penerbitan. Fokusnya banyak bertumpu pada menghasilkan isi serta penilaian relatip terhadap berbagai infrastruktur dan aplikasi.

Sebenarnya isu-isu ini bukan masalah yang terlampau berarti bagi mereka yang ingin mengimplementasikan Intranet, karena kenyataan menunjukkan bahwa sudah tersedia relatip banyak penyedia jasa internet (ISP), sehingga pekerjaan ini dapat diperoleh dari pihak tersebut (lihat pada sub artikel terdahulu).

Isu-isu yang mendasar bagi manajemen yang berkaitan dengan dampak organisasi serta tugas berlanjut dalam membina dan merawat isi serta adminstrasi dari Intranet justru biasanya hampir-hampir tidak tersentuh.

Apa yang harus dilakukan manajemen ? ?

Cara yang paling arif bagi manajemen adalah dengan memberikan perhatian sejak dini. Hal ini disebabkan karena Intranet membawa beberapa masalah yang berkaitan dengan sifat informasi yang dibawanya, tanggung jawab yang teremban dalam membangun dan mengambil kembali informasi, serta pengendalian dari saluran-saluran komunikasi, sejalan dengan berkembangnya pembangunan Intranet. Manajemen perlu melakukan hal-hal berikut :

* Menetapkan penanggung jawab manajemen serta perawatan dari Intranet

* Menetapkan pembakuan bagi pembangunan isi, kualitas serta pemakaiannya yang dapat diterima

* Menetapkan hubungan dimana individu dan pemakai kelompok dapat memperoleh dari Intranet berkaitan dengan kebijaksanaan pengamanan, pengendalian akses serta pemanfaatan jaringan

* Menentukan kejelasan peta antara prioritas organisasi dan struktur organisasi terhadap struktur logikal dan struktur direktori dari Intranet.

Begitu hal-hal ini tercapai, maka spesifikasi bagi infrastuktur, protokol, aplikasi, standar middleware, pendekatan terhadap manajemen jejaring, dan isi akan mengikuti. Pembangunan Intranetnya sendiri kemudian akan tergantung kepada pembentukan visi perusahaan tentang bagaimana sistem ini dapat melayani sasaran perusahaan secara optimal. Pandangan ini kemudian dapat diterjemahkan kedalam model dari Intranet serta struktur manajemennya.

Sifat-sifat dari tata pesan (messaging) dalam peta hubungan organisasi

Tata pesan perusahaan berjalan secara harmonis melalui pemecahan lapis-lapis organisasi maupun rasionalisasi dalam perusahaan. Hasilnya adalah pengandalan pada tata pesan perusahaan karena kedayagunaan internalnya yang tinggi.

Teknologi Informasi (yang merupakan darah daging dari upaya ini) membuka saluran-saluran baru dan menawarkan arus informasi potong-lapis dan potong fungsi, model hubungan tradisional berlandaskan kepada hubungan fungsi dan hirarkhis yang kaku terasing. Organisasi baru yang datar merupakan pola hubungan yang baru. Ia tidak akan mungkin diabaikan, dan ia mengarah kepada pemberdayaan personil organisasi. Karena ia menyentuh nilai manusai yang paling dasar dan hakiki, maka ia hanya akan maju terus, dengan tidak ada jalan balik. Penggambaran hubungan ini secara fisik adalah landsekap sarang laba-laba, yang menawarkan kemudahan jalannya informasi. Tentu terdapat sisi negatipnya juga, dimana informasi yang bermanfaat dapat saja tenggelam diantara demikian membanjirnya arus data dan informasi itu. Ini dinamakan "kegaduhan" informasi. Informasi yang penting dan utama dapat tenggelam di dalam lautan kegaduhan itu.

Harus diakui bahwa e-mail dapat menaikkan kedayagunaan komunikasi, dengan menggantikan, dimana diperlukan, hubungan tatap muka yang menyita waktu, kurang menarik, dan sering kurang produktif. Sayangnya pesan-pesan yang tidak penting dan tidak urgen seringkali ikut menyita waktu dan tempat. "NCC Guideline Bulletin" mengistilahkannya sebagai "an iron law (hukum besi?)" dari organisasi, dimana 50 % dari informasi yang diterima seseorang akan ternyata tidak relevan terhadap tujuan organisasi, bersifat sepele, ataupun dapat begitu saja diabaikan.

Dari sini jelas bagi kita bahwa organisasi datar dan perusahaan yang dipicu e-mail, membutuhkan sekali pengawal-pengawal gawang (gatekeepers) agar arus informasi dapat dikendalikan. Fungsi pengawal ini sudah cukup mendasar diperlukan.

Membina Sistem Tata Pesan (Messaging)

Membina tata-pesan memunculkan dua isu penting ke permukaan, yaitu pengamanan dan keprihatinan manajemen Intanet.

Pengamanan

Diturunkan dari kriteria evaluasi Departemen Perdagangan dan Industri Inggeris, maka terdapat tiga unsur yang ditentukan :

* Kerahasiaan : informasi yang tepat dapat diakses oleh personil yang tepat dan bukan yang lain. Hal ini menduduki titik sentral bagi e-mail maupun bagi aspek lainnya dari perusahaan

* Integritas : dalam sistem, maka informasi yang tepat, adalah tepat dimana-mana, dalam pengertian bahwa informasi yang dikirimkan oleh pengirim harus bebas cacat atau penghapusan dalam bentuk apapun, dan dapat mencapai secara aman kepada penerimanya sesuai yang dirancangkan.

* Ketersediaan : informasi yang tepat diakses bilamana diperlukan, bagi siapa saja yang berhak dan kapan saja ingin dibaca.

Keprihatinan Manajemen

Ketiga unsur pengamanan diatas memiliki kecabangan yang luas. Ini semua berkaitan dengan penampilan sistem, penyimpanan, trayek dari pesan, otorisasi tingkat-tingkat dan prosedurnya, pemanfaatan bersama informasi, otentikasi dari pesan, serta ketaat-asasan, kualitas maupun nilai informasi dari sistem. Semua ini menjadi penting bagi keprihatinan manajemen.

Bagi tindakan praktis tugas-tugas manajemen termasuk :

* Cukup tersedianya infrastruktur teknis

* Pembentukan direktori dan piranti navigasi demikian sehingga informasi dapat diminta, dikirim dan diterima kedayagunaan yang maksimal

* Menjamin bahwa informasi yang disimpan pada sistem itu benar, taat-asas, bermanfaat, dan dimutakhirkan secara periodik.

Penutup

Sikap lama dalam menerima Intranet dan apa yang harus dilakukan oleh manajemen meliput secara ringkas bagaimana kebiasaan tradisional masih tetap ada dalam pandangan ke depan manajemen sebagai akibat sifat inersia dari sistem lama dan bagaimana sebaiknya manajemen bertindak.